Warum IT-Projekte erfolgreich sind, wenn Governance, Change und Adoption an erster Stelle stehen: Der Fall PCS Innotec

Wie PCS Innotec und Emixa Struktur, Kontrolle und Vertrauen während einer SAP S/4HANA wiederherstellten.

PCS Innotecnotec InPCS Innotec entwickelt innovative Wartungs-, Reparatur- und Reinigungsprodukte für den professionellen Einsatz. Das Unternehmen beliefert qualifizierte Techniker im Automobil-, Industrie- und Bausektor und vertreibt seine solutions international von seinem Hauptsitz in Belgien aus.

Als PCS Innotec beschloss, SAP S/4HANA im gesamten Konzern und seinen Tochtergesellschaften zu implementieren, wurde schnell klar, dass das Projekt unter Druck geraten würde. Eine Kombination aus operativen, Governance- und Lieferherausforderungen führte zu Spannungen zwischen der IT und dem Unternehmen.

Wie Group CFO Kristof Deckers erklärt:

"Mir fehlte es an Struktur und Transparenz, was mir nicht genug Sicherheit bezüglich des Projektfortschritts und der Kosten gab."

Die Herausforderungen

Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten:

• Ineffizientes Projektmanagement, das zu einem Mangel an Struktur und transparenter Kommunikation führte.
• Unzureichend strukturierte Incident- und Change-Management-Prozesse, die zu wiederkehrenden Problemen führten.
• Hohe Abhängigkeit vom externen Implementierungspartner aufgrund begrenzter interner IT-Kapazitäten.
• Kein strukturierter Ansatz für die data migration und das Testen.
• Geringes Benutzerengagement, geringe Akzeptanz und langsame Kommunikation innerhalb des Unternehmens.

Diese Situation untergrub das Vertrauen in die Umsetzung und führte zu Frustration innerhalb der Teams. Deckers betont, dass die Einbindung des Unternehmens besonders schmerzhaft war:

"Es ist entscheidend, die gesamte Organisation von Anfang an einzubeziehen und sie für das Projekt mitverantwortlich zu machen."

Warum PCS Innotec sich für Emixa entschieden hat

Bei der Auswahl eines Partners hat PCS Innotec bewusst nicht nur auf technisches Fachwissen geachtet. Vertrauen, Transparenz und schnelles Handeln waren entscheidend.

Wie Group CFO Kristof Deckers hervorhebt, spielte die Art des Engagements eine entscheidende Rolle:

"Eines der ersten Dinge, auf die ich bei einer solchen Entscheidung achte, ist ein klares Gefühl für die Dringlichkeit. Am Tag nach unserem ersten Anruf saßen der Geschäftsführer von Emixa Belgien und einer ihrer erfahrensten Berater bereits an unserem Tisch. Sie hörten sich vor allem unsere Probleme an und erklärten deutlich, wie sie uns helfen konnten. Aber auch, was wir nicht erwarten sollten."

Dieser offene und pragmatische Ansatz gab PCS Innotec das Vertrauen, dass Emixa nicht nur die Situation des Unternehmens verstand, sondern auch bereit war, realistische Erwartungen zu setzen. Von Anfang an lag der Schwerpunkt darauf, zuzuhören, zu verstehen und gemeinsam zu definieren, wie man die Kontrolle über das Projekt wiedererEN kann.

Wie Emixa beigetragen hat

Emixa wurde hinzugezogen, um Kontrolle, Struktur und Vertrauen wiederherzustellen. Nicht nur, indem wir die Umsetzung vorantrieben, sondern indem wir nachhaltige Arbeitsweisen einführten.

Der Ansatz umfasste:

• Ein strukturierter Projektmanagement-Rahmen.
• Klare Rollen und Verantwortlichkeiten zwischen internen Teams und externen Partnern.
• Weiterentwicklung von robusten und dennoch pragmatischen IT Service Management Prozessen.
• Gemeinsame Anstrengungen bei der Definition und Ausführung einer gut durchdachten data Governance- und Migrationsstrategie.
• Starker Fokus auf Veränderung, Schulung und Schlüsselanwender.
• Eine strukturierte Testmethodik vor dem Go-Live.

Die Auswirkungen waren schnell sichtbar. Die Zusammenarbeit wurde verbessert und das Unternehmen engagierte sich stärker.

"Die Rollen und Verantwortlichkeiten wurden klarer, was sich positiv auf den Zeitplan, die Qualität und die Kosten auswirkte."

Ergebnisse

Dank dieses personenzentrierten und strukturierten Ansatzes:

• Das Projekt wurde pünktlich, im Rahmen des Budgets und in der erwarteten Qualität durchgeführt.
• IT-Vorfälle gingen zurück, weil die Ursachen strukturell angegangen wurden.
• Change Management wurde mit einem klaren Business Case eingebettet.
• Eine hohe data wurde sichergestellt.
• Das System wurde vor dem Go-Live gründlich getestet und genehmigt.
• Das Vertrauen und die Akzeptanz in der gesamten Organisation stiegen.

PCS Innotec entwickelte sich von einer reaktiven Situation zu einer kontrollierten, zukunftssicheren IT-Umgebung.

Die Rolle von Emixa

Während des gesamten Projekts fungierte Emixa als:

• Vertrauensvoller Berater.
• Lead für Projektmanagement und Governance.
• Partner für Veränderung und Einführung.

Mit seinem Fachwissen in den Bereichen management, Projektwiederherstellung, Testen, data migration und management hat Emixa PCS Innotec nicht nur dabei geholfen, das Projekt zu stabilisieren, sondern auch eine starke Grundlage für nachhaltiges Wachstum zu schaffen.