Autohopper: Wie die Autovermietung ihr operatives Berichtswesen in den Griff bekam

Der schnell wachsende Autovermieter Autohopper verfügt über 130 Filialen, die es Autohopper ermöglicht haben, schnell zur Nummer zwei der Autovermieter in den Niederlanden zu werden. Daher ist es wichtig, in Echtzeit Einblicke in Dinge wie Belegungsraten und Umsatzzahlen zu erhalten. Nicht nur für die Filialleiter, sondern auch für die Autohopper-Organisation und die Muttergesellschaft Louwman Group. Wir sprachen mit Carolien Leutscher und Roel Steunenburg (Autohopper) und Jeroen van de Water (Louwman Group). Wie haben sie ein betriebliches Berichtswesen mit aussagekräftigen Informationen für alle Beteiligten aufgebaut?

Eine unaufgeregte Einstellung

Autohopper bezeichnet sich selbst als eine Autovermietung, die keine halben Sachen macht - und dem wird sie auch gerecht. Als das Unternehmen 2017 keine geeignete Software finden konnte, entwickelte es (zusammen mit Emixa) seine eigene Vermietungsplattform mit der Low-Code-Software Mendix. Auch nach der Übernahme durch die Louwman Group im Jahr 2021 ist Autohopper diesem Ansatz treu geblieben. Die IT wird nach wie vor im eigenen Haus betrieben, unter der Leitung von IT-Managerin Carolien Leutscher:
"Wir können vieles selbst machen, vor allem weil wir mit Low-Code-Software arbeiten. Aber als Roel mein Team um operative Dashboards bat, wusste ich, dass dies ein großes Projekt werden würde."

Die Erstellung eines Dashboards mag einfach klingen, wirft aber eine Menge Fragen auf. Was ist der Zweck der Berichte? Wer braucht welche Informationen? Auf der Grundlage welcher data? Und wie können wir diese data erschließen und speichern?

Starke zentrale data

Dies sind genau die Fragen, mit denen sich Jeroen van de Water, Manager des Customer Experience Centre bei der Louwman Group, täglich beschäftigt:
"Wenn man data zentral verwaltet, holt man das Beste aus ihnen heraus. Im Laufe der Jahre haben wir ein starkes data aufgebaut, das Teil des zentralen Customer Experience Centre ist. Während es sich anfangs hauptsächlich auf CRM konzentrierte, arbeitet es jetzt von einer zentralen Plattform aus in einem breiteren Rahmen."

Das data hat sich in den letzten zwei Jahren erheblich weiterentwickelt:
"Wir haben ein junges und professionelles Team, das nach einer klaren data und Governance arbeitet. Wir befassen uns mit einer breiten Palette von Themen. Da die Louwman Group in den letzten Jahren viele Unternehmen übernommen hat, befassen wir uns auch zunehmend mit geschäftsbezogenen data."

Chancen nutzen mit Reporting

Das betriebliche Berichtswesen ist ein gutes Beispiel dafür. Der Direktor von Autohopper, Roel Steunenburg, erklärt:
"Natürlich gab es bereits Finanzberichte, aber diese waren hauptsächlich rückwärtsgerichtet. Die Umsatzzahlen basierten beispielsweise auf Rechnungen, die aber erst nach der Mietzeit erstellt werden. Operative Berichte sollten den Filialleitern helfen, ihre Leistung zu verbessern. Es ist viel nützlicher, wenn Sie die erwarteten Einnahmen aus Ihren Reservierungen sehen können. Auf diese Weise haben Sie noch Zeit, Maßnahmen zu ergreifen.

Roel sieht noch mehr Möglichkeiten:
"Durch unsere Vermietungsplattform verfügen wir über eine enorme Menge an relevanten data. Hier gibt es noch viele Möglichkeiten. Für mich sind diese operativen Berichte erst der Anfang."

Roel Steunenburg, links, und Jesper Kerstens, rechts

Ein kniffliges Rätsel

Dennoch war es ein ziemliches Rätsel - sowohl für Autohopper als auch für das data.
Wie können wir den Filialleitern innerhalb ihrer vertrauten Mendix aussagekräftige Einblicke geben? Wie stellen wir sicher, dass die data sicher und zentral auf der Plattform gespeichert sind? Und wie können wir das System so einrichten, dass es auch zukünftigen Berichtsanforderungen gerecht wird?

Das war der Grund, warum wir Emixa hinzugezogen haben. Das Team kennt die Geschäftsprozesse von Autohopper und die Mendix sehr gut. Darüber hinaus verfügt es über ein starkes Daten- und Analyseteam mit Erfahrung in verschiedenen Tools wie Microsoft und Databricks.

Jeroen:
"Es war die ideale Lösung: ein Team, das das Geschäft gut kennt und auch bereit war, nach den Standards unseres Kompetenzzentrums zu arbeiten - so konnten wir die Verantwortung für die Verwaltung der data und Berichte übernehmen. Jesper Kerstens und Senne van Vliet von Emixahaben dabei sehr gut mit uns zusammengearbeitet."

Ausgehend von den Bedürfnissen

Am Anfang eines jeden Reporting-Projekts steht die Erfassung der Bedürfnisse der verschiedenen Zielgruppen. Was wollen sie sehen - und wie werden sie es in ihrer Rolle tatsächlich nutzen? Roel:
"Ich wollte jedem einen digitalen Check-in geben, so dass man jeden Morgen genau weiß, wie es um die für einen relevanten Leistungsindikatoren steht."
Emixa organisierte einen workshop mit den Mitarbeitern von Autohopper, um diesen Input zu sammeln.

Ein solides data

Der nächste Schritt war die Freigabe von data aus der Mendix von Autohopper für die zentrale data. Das ist leichter gesagt als getan - denn was genau zählt als "Umsatz", "Miete" oder "Belegungsrate"? Emixa organisierte mehrere Sitzungen mit dem data, um das data design.

Jeroen:
"Wir haben wie ein Zug nach dem anderen gearbeitet. Emixa sammelte die Benutzeranforderungen und den data von Autohopper, und wir stellten sicher, dass diese data in der zentralen Louwman-Umgebung zur Verfügung gestellt wurden. Emixa verarbeitete die data, und wir validierten sie anhand unserer Entwicklungsstandards. Emixa erstellte dann die Berichte, die wir wiederum validierten. Auf diese Weise passte alles zu unseren Standards und unserer Governance."

Von links nach rechts: Jeroen van de Water, Carolien Leutscher, Jesper Kerstens

data austauschen

Nachdem klar war, was getan werden musste - und wie - war es an der Zeit, die data zwischen den beiden Unternehmen auszutauschen. Das ist immer ein spannender Schritt.

"Sobald der data zwischen Mendix und der zentralen Plattform eingerichtet war, konnte das Emixa mit der Erstellung von Dashboards in Power BI beginnen. Diese Dashboards mussten auch in Mendix verfügbar sein, damit die Niederlassungsleiter von Autohopper weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten konnten. Auf diese Weise waren wir in der Lage, die Finanzberichte schnell zum Laufen zu bringen."

Gemeinsam lernen

Sobald dies geschehen war, konnte das Team schnell mit der Erstellung der operativen Berichte beginnen. Schließlich war die gesamte Vorarbeit bereits geleistet worden. Die ersten beiden Dashboards sind jetzt in Betrieb. Roel:
"Die Filialen können in den data bis zu 2 Jahre zurückblicken. Sie können auch sehen, wie sie im Vergleich zu den drei größten Filialen abschneiden. Auf diese Weise können wir ständig voneinander lernen. Außerdem haben wir jetzt eine solide Grundlage, um noch datengesteuerter zu arbeiten."

Was sind die Pläne für die Zukunft? Roel:
"Der nächste Schritt ist die prädiktive Analytik - zum Beispiel die Bestimmung des optimalen Lagerbestands für die Urlaubssaison. Oder die Vorhersage, welche Autos am ehesten einen Schaden erleiden werden."

Zusätzlicher Wert

Die Gefahr bei jedem Berichtsprojekt besteht darin, dass Dashboards in der Praxis nicht genutzt werden. Wie sieht es jetzt aus, sechs Monate nachdem die ersten Dashboards in Betrieb genommen wurden? Carolien:
"Kürzlich ist ein data über Nacht fehlgeschlagen. Sofort erhielten wir einen Anruf von einem Filialleiter: 'Wo sind meine data? Das ist ein gutes Zeichen dafür, dass sie genutzt werden."